Richtlinie zur einheitlichen Dateibenennung

Über die Jahre haben sich bei uns dutzende Ordner mit Unterlagen zu Arbeit, Banken, Haus, Versicherungen, Verträgen und vielen weiteren Themen angesammelt. Diese möchte ich Schritt für Schritt digitalisieren und mit den bereits vorhandenen digitalen Dokumenten zusammenführen.

Gleichzeitig werden die bisher getrennten Unterlagen meiner Frau und mir zu einer gemeinsamen Familienablage. Mit unseren Kindern kommen stetig weitere Dokumente hinzu. Dabei möchte ich vermeiden, aus dem Papierchaos einfach ein digitales Chaos zu machen und vor allem eine Struktur schaffen, die auch für andere langfristig nachvollziehbar bleibt.

In diesem Artikel beschreibe ich daher mein einheitliches Namensschema für Dokumente, die verwendeten Delimiter (Trennzeichen) und den Zweck der einzelnen Bestandteile.

Namensschema

Das grundlegende Schema für Dateinamen lautet:

YYYY-MM-DD_bezug_dokumenttyp[_beschreibung][_vXX].ext

Die Beschreibung (_beschreibung) ist optional und dient als Freitextfeld zur genaueren Einordnung des Dokuments, wenn bezug und dokumenttyp allein nicht ausreichend aussagekräftig sind.

Die Versionsnummer (_vXX) ist optional und wird nur verwendet, wenn mehrere Bearbeitungsstände desselben Dokuments existieren. Dabei steht XX für eine zweistellige, fortlaufende Versionsnummer, beispielsweise v01, v02 oder v03.

Der Unterstrich (Underscore) _ trennt die einzelnen Bestandteile des Namensschemas – vergleichbar mit Feldern einer Datenbank. Der Bindestrich (Hyphen) - verbindet hingegen mehrere zusammengehörige Wörter innerhalb eines Bestandteils.

Schreibweise

Für die Dateinamen gelten folgende einheitliche Regeln:

• ausschließlich Kleinbuchstaben
• keine Leerzeichen
• einzelne Felder werden mit _ getrennt
• Wörter innerhalb eines Feldes werden mit - getrennt bzw. verbunden
• Umlaute werden ersetzt:
  • ä → ae
  • ö → oe
  • ü → ue
  • ß → ss
• keine abweichenden Sonderzeichen
• ursprüngliche Dateiendung beibehalten

Bestandteile

Bestandteil	Bedeutung	Vorgabe	Beispiel
YYYY-MM-DD	Datum des Dokuments	Es wird grundsätzlich das Datum des Dokuments verwendet, nicht das Download-, Scan- oder Ablagedatum. Falls kein Datum vorhanden ist, wird das Erstelldatum verwendet.	2026-03-08
bezug	Person, Firma, Behörde oder Organisation	Verwendet wird die Person oder Stelle, über die das Dokument später am ehesten gesucht bzw. zugeordnet wird.	toom
dokumenttyp	Art des Dokuments	Möglichst kurze und einheitliche Bezeichnung aus den definierten Dokumenttypen.	rechnung
beschreibung	Inhaltliche Präzisierung	Freitext zur genaueren Beschreibung des Dokuments.	gartenhaus
vXX	Versionsnummer	Nur bei mehreren Bearbeitungsständen. Zweistellig und fortlaufend.	v01
.ext	Dateiendung	Entspricht dem jeweiligen Dateiformat.	.pdf

Dokumenttyp

Der Dokumenttyp beschreibt möglichst eindeutig die Art oder den Inhalt des Dokuments. Dabei werden möglichst einheitliche und wiederkehrende Bezeichnungen verwendet.

Beispiele für Dokumenttypen:

• abrechnung
• angebot
• antrag
• bestaetigung
• bescheinigung
• bescheid
• garantie
• gutschrift
• kontoauszug
• kuendigung
• lieferschein
• mahnung
• nachweis
• protokoll
• rechnung
• schreiben
• steuererklaerung
• urkunde
• versicherungsschein
• vertrag
• vollmacht
• zeugnis

Die Dokumenttypen werden bewusst verallgemeinert und auf wenige einheitliche Begriffe reduziert. So wird beispielsweise unabhängig vom konkreten Inhalt möglichst vertrag statt arbeitsvertrag, mietvertrag oder versicherungsvertrag verwendet. Dadurch entstehen weniger unterschiedliche Bezeichnungen und die Suche nach bestimmten Dokumentarten wird einfacher und zuverlässiger. Der konkrete fachliche Bezug ergibt sich aus den übrigen Bestandteilen des Dateinamens.

Versionierung

Die Versionierung wird nur verwendet, wenn tatsächlich mehrere Bearbeitungsstände desselben Dokuments aufbewahrt werden sollen.

Die Nummerierung beginnt bei v01 und wird fortlaufend erhöht:

v01
v02
v03

Es werden keine Unterversionen wie v01.1, v01.2 oder v02.1 verwendet.

Bei einem unveränderten bzw. einmalig abgelegten Dokument wird keine Versionsnummer angegeben.

Vor- und Nachteile

Das Namensschema ist bewusst einfach gehalten und soll vor allem eine langfristig einheitliche und nachvollziehbare Ablage ermöglichen. Daraus ergeben sich sowohl Vorteile als auch einige Einschränkungen.

Bereich	Vorteil	Nachteil
Sortierung	Durch das vorangestellte Datum werden Dokumente automatisch chronologisch sortiert.	Bei mehreren relevanten Datumsangaben muss entschieden werden, welches Datum maßgeblich ist.
Suchbarkeit	Einheitliche Begriffe erleichtern die gezielte Suche über große Dokumentenbestände hinweg.	Abweichende oder uneinheitliche Schreibweisen können die Suchergebnisse verschlechtern.
Übersichtlichkeit	Wesentliche Informationen sind bereits am Dateinamen erkennbar, ohne das Dokument öffnen zu müssen.	Zusätzliche Beschreibungen können zu längeren Dateinamen führen.
Ordnerunabhängigkeit	Dokumente bleiben auch außerhalb ihrer ursprünglichen Ordnerstruktur verständlich und zuordenbar.	Nicht alle Informationen und Zusammenhänge lassen sich sinnvoll im Dateinamen abbilden.
Einheitlichkeit	Neue und nachträglich digitalisierte Dokumente können nach denselben Regeln abgelegt werden.	Das Schema funktioniert nur dauerhaft, wenn es konsequent angewendet wird.
Skalierbarkeit	Das Schema eignet sich auch für einen über viele Jahre wachsenden Dokumentenbestand und mehrere Personen.	Mit zunehmendem Bestand wird die konsequente Verwendung standardisierter Begriffe wichtiger.
Automatisierung	Der klar definierte Aufbau ermöglicht eine spätere maschinelle Verarbeitung, Prüfung oder automatische Ablage.	Fehler oder Abweichungen vom Schema können die automatische Verarbeitung erschweren.
Portabilität	Die Benennung funktioniert unabhängig von einer bestimmten Ordnerstruktur oder Dokumentenmanagement-Software.	Spezifische Funktionen eines DMS, etwa separate Metadatenfelder, werden durch Dateinamen allein nicht ersetzt.